Assistant(e) polyvalent(e) – Administration, RH et Comptabilité

**Assistant(e) polyvalent(e) – Administration, Ressources humaines et Comptabilité** **Direction :**  Administration / Ressources humaines **Supérieur immédiat :**  Directeur des ressources humaines  **Lieu de travail :**  CHSLD Château Westmount **Type de poste :**  Temps plein **Salaire:** 26,51$ \- 32,44$ (selon expérience \- 9 échelons) **1\. Mission du poste** L’assistant(e) polyvalent(e) assure un soutien administratif, en ressources humaines et en comptabilité afin de contribuer au bon fonctionnement des opérations administratives de l’organisation. La personne titulaire du poste participe à la gestion quotidienne des activités administratives, au suivi des dossiers des employés et à certaines tâches de soutien comptable. Elle agit également comme personne\-ressource auprès des gestionnaires et veille à la bonne circulation de l’information au sein de l’organisation. **2\. Responsabilités principales** **2\.1 Volet administratif** L’assistant(e) polyvalent(e) assure un soutien administratif aux gestionnaires et aux différents départements. Principales responsabilités : * Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus ou procès\-verbaux. * Préparer, envoyer et afficher différents documents administratifs (mémos, formulaires, communications internes). * Participer à la préparation de rapports administratifs et de documents pour la direction. * Mettre à jour les politiques, procédures et documents organisationnels. * Tenir à jour les bases de données administratives et les listes de contacts. * Compiler des données, statistiques et autres informations administratives. * Répondre aux demandes d’information des employés et des gestionnaires. * Préparer des présentations et documents administratifs. * Assurer un soutien à la réception * Contribuer à différents projets administratifs selon les besoins de l’organisation. **2\.2 Volet ressources humaines** L’assistant(e) polyvalent(e) soutient les activités du département des ressources humaines et participe aux processus administratifs liés à la gestion du personnel. **Gestion administrative RH** * Maintenir à jour les dossiers des employés. * Maintenir à jour les calendriers d’évaluation de performance. * Compiler et transmettre certaines statistiques RH. * Maintenir à jour les disponibilités des employés. **Recrutement et intégration** * Participer au processus de recrutement (affichage des postes, tri des candidatures, organisation des entrevues). * Participer à l’intégration administrative des nouveaux employés. * Assurer le suivi des périodes d’essai et des documents d’embauche. **Formation et développement** * Assurer le suivi administratif des formations obligatoires et internes. * Tenir à jour les registres de formation des employés. * Effectuer les rappels nécessaires concernant les formations à compléter ou à renouveler. * Collaborer à l’organisation logistique des formations (inscriptions, convocations, documentation, suivis). * Compiler les données relatives à la formation et produire les suivis administratifs requis. **2\.3 Volet comptabilité (soutien administratif comptable)** L’assistant(e) polyvalent(e) contribue au suivi administratif des opérations comptables et collabore avec la direction afin d’assurer une bonne gestion des documents financiers. Principales responsabilités : * Recueillir et organiser les documents nécessaires aux opérations comptables (factures, bons de commande, justificatifs). * Assurer le suivi des factures fournisseurs et vérifier leur conformité. * Effectuer la saisie ou la préparation de certaines données comptables dans les systèmes administratifs. * Assurer le classement et l’archivage des documents comptables. * Assurer le suivi administratif de certaines facturations ou rééditions de comptes lorsque requis. **3\. Compétences et qualités recherchées** * Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités * Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément * Rigueur et souci du détail * Sens élevé de la confidentialité et de l’éthique professionnelle * Excellentes habiletés de communication * Autonomie et sens de l’initiative * Esprit d’équipe et collaboration * Capacité d’adaptation et flexibilité **4\. Compétences techniques** * Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) * Bonne capacité rédactionnelle en français * Bilinguisme français / anglais (oral et écrit) un atout * Connaissance de logiciels administratifs, RH ou comptables **5\. Formation et expérience** * Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, techniques de bureau, ressources humaines ou domaine connexe * ou combinaison de formation et d’expérience équivalente. * Expérience pertinente d’au moins **2 ans dans un poste administratif ou similaire**